Compliance ist “Chefsache” und damit grundsätzlich Teil der Leitungsaufgabe der Geschäftsleitung. Diese trifft die haftungs- und ggf. strafbewehrte Verantwortung, dafür Sorge zu tragen, dass sich Unternehmen und Unternehmensangehörige an die geltenden Gesetze halten. Die Geschäftsleitung kann allerdings schwerlich sämtliche (Compliance-) Aufgaben allein wahrnehmen. Es steht ihr daher frei – und diese Möglichkeit sollte sie auch nutzen – bestimmte übertragbare Pflichten im Rahmen der arbeitsteiligen Unternehmensorganisation auf nachgeordnete Mitarbeiter zu delegieren (vertikale Delegation). Als Leitungsaufgabe ist Compliance allerdings nicht vollständig delegierbar – weder im Rahmen der vertikalen noch der horizontalen Delegation. Bei der Geschäftsleitung verbleibt daher steht eine „Letztverantwortlichkeit“ (Überwachungspflichten) für den Bereich Compliance.
Die vertikale Delegation von Compliance-Pflichten erfolgt üblicherweise durch die Bestellung eines (Chief) Compliance Officers (CO). Für andere Compliance-Teilbereiche ist die Übertragung von Einzelpflichten auf bestimmte nachgeordnete Beauftragte gesetzlich explizit normiert, etwa im Falle des
- Abfallbeauftragten,
- Datenschutzbeauftragten,
- Geldwäschebeauftragten,
- Menschenrechtsbeauftragten und
- Sicherheitsbeauftragten.
In all diesen Fällen ist der Wirksamkeit der Pflichtendelegation besonderes Augenmerk zu widmen. Liegt nämlich keine wirksame Pflichtenübertragung vor, verbleibt es bei der unmittelbaren Verantwortlichkeit der Geschäftsleitung. Folgende Punkte sollten daher bei der Erstellung eines Delegationsschreibens insbesondere beachtet werden:
- Sind die zu übertragenden Pflichten in der Stellenbeschreibung hinreichend präzise beschrieben?
- Sind regelmäßige und anlassbezogene (ad hoc) Berichtspflichten geregelt?
- Verfügt der Delegat über die notwendigen Befugnisse zur Durchsetzung der ihm übertragenen Pflichten?
- Bestehen gesetzliche Vorgaben, die den Kreis der möglichen Delegaten begrenzen?
Ist die Dokumentation der von dem Delegaten wahrgenommenen Aufgaben sichergestellt (Nachweis!)?
Die Struktur eines Delegationsschreibens kann wie folgt aussehen:
- (Präzise) Beschreibung der übertragenen Pflichten
- Pflicht zur Dokumentation der Aufgabenwahrnehmung durch den Delegaten
- Stellvertretungsregelung
- Berichtspflichten
- Informationsbeschaffung und -weitergabe, Training
Compliance ist “Chefsache” und damit grundsätzlich Teil der Leitungsaufgabe der Geschäftsleitung. Diese trifft die haftungs- und ggf. strafbewehrte Verantwortung, dafür Sorge zu tragen, dass sich Unternehmen und Unternehmensangehörige an die geltenden Gesetze halten. Die Geschäftsleitung kann allerdings schwerlich sämtliche (Compliance-) Aufgaben allein wahrnehmen. Es steht ihr daher frei – und diese Möglichkeit sollte sie auch nutzen – bestimmte übertragbare Pflichten im Rahmen der arbeitsteiligen Unternehmensorganisation auf nachgeordnete Mitarbeiter zu delegieren (vertikale Delegation). Als Leitungsaufgabe ist Compliance allerdings nicht vollständig delegierbar – weder im Rahmen der vertikalen noch der horizontalen Delegation. Bei der Geschäftsleitung verbleibt daher steht eine „Letztverantwortlichkeit“ (Überwachungspflichten) für den Bereich Compliance.
Die vertikale Delegation von Compliance-Pflichten erfolgt üblicherweise durch die Bestellung eines (Chief) Compliance Officers (CO). Für andere Compliance-Teilbereiche ist die Übertragung von Einzelpflichten auf bestimmte nachgeordnete Beauftragte gesetzlich explizit normiert, etwa im Falle des
- Abfallbeauftragten,
- Datenschutzbeauftragten,
- Geldwäschebeauftragten,
- Menschenrechtsbeauftragten und
- Sicherheitsbeauftragten.
In all diesen Fällen ist der Wirksamkeit der Pflichtendelegation besonderes Augenmerk zu widmen. Liegt nämlich keine wirksame Pflichtenübertragung vor, verbleibt es bei der unmittelbaren Verantwortlichkeit der Geschäftsleitung. Folgende Punkte sollten daher bei der Erstellung eines Delegationsschreibens insbesondere beachtet werden:
- Sind die zu übertragenden Pflichten in der Stellenbeschreibung hinreichend präzise beschrieben?
- Sind regelmäßige und anlassbezogene (ad hoc) Berichtspflichten geregelt?
- Verfügt der Delegat über die notwendigen Befugnisse zur Durchsetzung der ihm übertragenen Pflichten?
- Bestehen gesetzliche Vorgaben, die den Kreis der möglichen Delegaten begrenzen?
Ist die Dokumentation der von dem Delegaten wahrgenommenen Aufgaben sichergestellt (Nachweis!)?
Die Struktur eines Delegationsschreibens kann wie folgt aussehen:
- (Präzise) Beschreibung der übertragenen Pflichten
- Pflicht zur Dokumentation der Aufgabenwahrnehmung durch den Delegaten
- Stellvertretungsregelung
- Berichtspflichten
- Informationsbeschaffung und -weitergabe, Training