Reglement voor de procesvoering voor het tipgeveren klachtensysteem

Het bedrijf heeft een passende klachtenprocedure ingericht, om tipgevers en derden de mogelijkheid te geven overtredingen van de compliance en risico’s (ook in de leveringsketen) te melden. Voor de toelichting wordt verwezen naar de gedragscode.

Voor de melding zijn verschillende communicatiekanalen beschikbaar, zoals te zien in onderstaand overzicht.

De tipgevers krijgen een bevestiging van de ontvangen tips. De bepalingen van de Duitse wet inzake zorgvuldigheidseisen voor verantwoorde bevoorradingsketens, LkSG, en van de Duitse wet ter bescherming van klokkenluiders, HinSchG, worden nageleefd. Tips worden voor behandeling doorgegeven aan de thematisch bevoegde diensten in het bedrijf en vervolgens opgehelderd. Aan geconstateerde overtredingen wordt onmiddellijk een eind gemaakt.

Tipgevers wordt discretie beloofd, desgewenst ook anonimiteit. Voor de tipgever ontstaan daardoor geen kosten. De mogelijkheid bestaat om de tips met de ombudsman te bespreken. Deze is onafhankelijk en gebonden aan de geheimhoudingsplicht.

De werkzaamheid van de klachtenprocedure wordt ten minste eenmaal per jaar en eveneens met betrekking tot de aanleiding gecontroleerd. Onderstaand overzicht geeft een samenvatting.