Regulamin postępowania dla systemu informowania i systemu dotyczącego skarg
Przedsiębiorstwo stworzyło odpowiednie postępowanie zażaleniowe, aby informatorom i osobom trzecim umożliwić zgłaszanie naruszeń compliance oraz ryzyka (także w łańcuchu dostaw). Objaśnienia można znaleźć w kodeksie postępowania.
Do dokonywania zgłoszeń udostępniono różne kanały komunikacyjne, które zostały przedstawione poniżej.
Informatorzy otrzymają potwierdzenie informacji. Przestrzegane są regulacje [niem.] ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw i [niem.] ustawy o ochronie informatorów. Następnie informacje zostaną przekazane i objaśnione właściwym pod względem tematycznym jednostkom w przedsiębiorstwie. Rozpoznane naruszenia zostaną niezwłocznie usunięte.
Informatorom zapewnia się poufność, zaś na życzenie także anonimowość. Nie powoduje to powstania kosztów dla informatora. Istnieje możliwość omówienia informacji z rzecznikiem praw obywatelskich. Jest on niezależny i zobowiązany do poufności.
Skuteczność postępowania zażaleniowego jest kontrolowana co najmniej raz w roku oraz nierutynowo. Obowiązuje poniższy zarys.